Hasta el 4 de octubre de 2026, sirve. Al día siguiente, no
No es una interpretación nuestra ni una lectura estricta: es el plazo que fija la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025. Hasta esa fecha, el documento de control en papel es perfectamente válido y puede rellenarlo a mano. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento tiene que ser digital, y entonces un papel impreso deja de ser documentación de control válida por muy completo que esté.
Conviene saberlo antes de montar un proceso alrededor de una plantilla, porque a estas alturas cualquier plantilla que descargue tiene fecha de caducidad. Ver la ficha del plazo.
Lo que venía buscando: los ocho apartados
El contenido mínimo lo fija el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Son ocho apartados, de la a) a la h), pero dos son condicionales: en la mayoría de los portes se rellenan seis.
| Apartado | Qué va | |
|---|---|---|
| a) | Cargador contractual | Nombre o razón social, NIF y domicilio. |
| b) | Transportista efectivo | Nombre o razón social y NIF. Quien realmente hace el porte. |
| c) | Origen y destino | Los lugares de carga y descarga. |
| d) | Naturaleza y peso | Qué se transporta y cuánto pesa. Admite otra magnitud equivalente cuando el peso es de difícil determinación: por ejemplo, metros cúbicos de hormigón. |
| e) | Autorización especial de circulación — condicional | Solo cuando el vehículo haya de circular al amparo de una. |
| f) | Fecha del transporte | La del porte, no la de emisión. |
| g) | Matrícula | En vehículo articulado, la del tractor y la del semirremolque. |
| h) | Observaciones y reservas — condicional | Solo cuando lo soliciten los intervinientes. |
Eso es todo. No hay casillas ocultas ni un formulario oficial que haya que pedir: la norma describe el contenido, no un impreso. Ver la ficha del artículo 6.
Por qué una plantilla no puede convertirse en DeCA
Aquí hay un matiz que casi nadie cuenta bien, y que conviene entender porque explica lo que hay que hacer a partir de octubre.
El formato no es el problema. La Resolución de 5 de junio de 2026 pide un PDF digital nativo de hasta 5 MB, y un PDF exportado desde Word lo es perfectamente. Lo que no vale es escanear un papel: eso es la imagen de un documento, no un documento digital.
El problema es lo que rodea al archivo. La misma resolución exige que el documento esté servido por HTTPS y que lleve embebido un código QR que resuelva a la descarga directa de ese PDF, para que quien lo inspeccione pueda obtenerlo escaneando. Y eso no son propiedades del archivo: son un servidor, un dominio y un compromiso de que ese enlace siga vivo dentro de un año.
Un procesador de textos puede darle las ocho casillas. No puede darle el QR, ni el alojamiento, ni la custodia. Y es exactamente eso lo que la norma añadió.
Por eso pasar del papel al DeCA no es cambiar de plantilla: es dejar de tener un archivo y pasar a tener un documento publicado en una dirección estable. Ver la ficha del modelo técnico.
Lo que no hace falta, y le van a intentar vender
- Firma electrónica: no es obligatoria. Si se usa, avanzada o cualificada conforme a eIDAS, pero ninguna norma la exige.
- No hay app ni plataforma del Ministerio donde registrarse ni a la que subir los documentos. DeCA es el nombre del documento, no de un programa. Está desmentido con la fuente oficial.
- No hay homologación ni certificación de los programas que lo emiten.
- Ya no hay que comunicar el dominio donde se guardan: ese trámite venía de la resolución de 2023 y quedó suprimido.
Sus opciones a partir del 5 de octubre
Son dos, y conviene verlas con el coste real delante.
Montarlo usted. Es legal y nadie se lo impide: generar el PDF, publicarlo en su propio dominio por HTTPS, embeber el QR y responder de que ese enlace siga funcionando durante el plazo de conservación. Lo que suele subestimarse no es generar el PDF, sino el año largo de servidor, copias y dominio que viene después.
Contratarlo. Entonces el QR apunta al dominio de su proveedor, y ahí hay una pregunta que conviene hacer antes de firmar: ¿qué pasa con sus documentos si un día se da de baja? No es un detalle técnico: quien responde ante una inspección es usted.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando mi plantilla en Word?
Hasta el 4 de octubre de 2026, sí: el documento de control en papel sigue siendo válido. A partir del 5 de octubre, la Ley 9/2025 exige que sea digital, y un papel impreso deja de ser documentación de control válida por muy completo que esté.
Si exporto el Word a PDF, ¿ya vale?
No, aunque el formato sí sea correcto. La Resolución de 5 de junio de 2026 pide un PDF digital nativo, y un PDF exportado desde Word lo es. Lo que falta es el resto: que el documento esté servido por HTTPS y que lleve embebido un código QR que resuelva a la descarga directa de ese PDF. Eso no se hace con un procesador de textos.
¿Vale escanear el papel firmado y guardar el PDF?
No. Un PDF escaneado es la imagen de un papel, no un PDF digital nativo. Y sigue faltándole el QR y el alojamiento accesible.
¿Hace falta firma electrónica?
No. Ninguna norma la exige. Si se usa, debe ser avanzada o cualificada conforme al Reglamento eIDAS, pero es opcional.
¿Cuántos campos son obligatorios de verdad?
Seis siempre y ocho como mucho. El artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 enumera ocho apartados, de la a) a la h), pero dos son condicionales: el e), solo si el vehículo circula al amparo de una autorización especial, y el h), solo si algún interviniente pide anotar observaciones o reservas.
Si quiere comprobar si lo que emite hoy ya cumple, tiene nueve comprobaciones de acceso libre, cada una con la norma que la respalda.
Contenido informativo, no asesoramiento jurídico. Normas comprobadas el 9 de agosto de 2026 contra el texto publicado en el BOE. Si busca el marco completo, está en la guía del DeCA y en las fichas de cada norma.