¿Su documento ya cumple como DeCA?

Antes de evaluar proveedores, merece la pena saber de qué punto parte. Mucha planta descubre que su sistema ya hace siete de las nueve cosas y que lo que le falta es el alojamiento y el QR, no un programa nuevo.

Coja un documento real de los que emite hoy y vaya marcando.

1. Nace digital El documento se genera desde su sistema como PDF, no es el escaneo de un papel firmado a mano. Un escaneo no cumple aunque el archivo sea un PDF. Resolución 5/06/2026
2. Pesa menos de 5 MB Es el máximo por documento. Rara vez es un problema, salvo que esté incrustando fotos a resolución completa. Resolución 5/06/2026
3. Lleva los campos del artículo 6 Cargador contractual con NIF y domicilio, transportista efectivo con NIF, origen y destino, naturaleza y peso, fecha y matrícula: esos seis, siempre. Y dos más si concurren —la autorización especial de circulación, cuando el vehículo deba circular al amparo de una, y las observaciones que soliciten los intervinientes—. Ocho apartados en total, de la a) a la h). Orden FOM/2861/2012, art. 6
4. Distingue al cargador contractual del cliente No siempre son el mismo. Si vende a una comercializadora, una cooperativa o un operador logístico, en el documento va el contractual. Orden FOM/2861/2012, art. 4
5. Admite las dos matrículas En conjunto articulado hacen falta la del tractor y la del semirremolque. Y si el vehículo cambia con el viaje empezado, tiene que poder reflejarlo. Orden FOM/2861/2012, art. 6.g
6. Lleva un QR embebido El código va impreso en el propio documento, no en un correo aparte ni en un portal. Resolución 5/06/2026
7. El QR abre el PDF directamente Sin pantalla intermedia, sin login y sin botón de descarga. Si al escanear aparece una web en vez del documento, no es conforme. Resolución 5/06/2026
8. Se sirve por HTTPS desde un repositorio propio El alojamiento es suyo. No hay plataforma estatal donde subirlo, y el enlace tiene que ir cifrado. Resolución 5/06/2026
9. Se conserva al menos un año, y el QR sigue resolviendo Un año a disposición de la Inspección, íntegro y legible. Esta es la parte que más se subestima: emitir el PDF es fácil, mantenerlo accesible doce meses después es el trabajo de verdad. Orden FOM/2861/2012, art. 9

La prueba de los treinta segundos

Si solo va a hacer una comprobación, que sea la número 7. Coja el móvil, escanee el QR de un documento suyo y mire qué pasa:

• Se abre el PDF → bien.
• Se abre una web, con logotipo, menú o un botón de descargar → no es conforme.
• Le pide usuario y contraseña → no es conforme.

Sirve igual para evaluar a un proveedor: pídale un documento de ejemplo y escanéelo antes de mirar el precio.

Cómo leer el resultado

Las nueve. No necesita cambiar de sistema. Guarde este documento como evidencia de que lo revisó y ponga una fecha en el calendario para repasarlo cuando se mueva la normativa.

Le fallan solo la 6, 7 y 8. Es el caso más frecuente: su sistema genera bien el documento y lo que le falta es publicarlo — alojarlo, servirlo por HTTPS y meterle el QR. Es un problema de infraestructura, no de software de gestión, y no obliga a tocar la báscula ni el ERP.

Le fallan las de contenido (3, 4 o 5). Ahí sí hay trabajo sobre el documento en sí. Empiece por la lista de campos y mire si su sistema los tiene aunque no los imprima.

Lo que no hace falta comprobar

Porque no lo exige ninguna norma, por mucho que se lo cuenten: firma electrónica (es opcional), homologación o certificación del programa (no existe), alta o comunicación del dominio al Ministerio (desapareció con la resolución de 2023) y ninguna «app DeCA» oficial (DeCA es el nombre del documento).

Contenido informativo, no asesoramiento jurídico. Comprobaciones contrastadas con las cuatro normas vigentes el 9 de agosto de 2026.